Geschäftsprozesse und Businessabläufe digitalisieren, und zwar am besten gestern?

Die meisten Firmen kennen das. Doch gerade die effiziente und kostensparende Abbildung gesamter Abläufe zwingt viele Unternehmen häufig selbst für kleine Prozesse tiefer in die Tasche zu greifen und viel Geld und Zeit zu investieren. Es wird Zeit für einen Schlussstrich! Mit Microsoft Power Apps geht die Digitalisierung ihrer Prozesse schnell und einfach.

Was sind Microsoft Power Apps?

Die Power Apps gehören zur Microsoft Power Platform und vereinfachen die Digitalisierung von Prozessen. Vor allem kleinere Abläufe können innerhalb kürzester Zeit umgesetzt werden. Praktisch: Tiefe Programmierkenntnisse sind nicht nötig, um einfache Power Apps aufzubauen und den jeweiligen Kollegen bereitzustellen. Verfügen Sie bereits über Programmierkenntnisse, fällt Ihnen die Einarbeitung natürlich leichter und auch komplexere Szenarien lassen sich zügig umsetzen.

Power Apps stellt Ihnen eine Entwicklungsumgebung zur Verfügung, bei der das Frontend komfortabel per Drag and Drop zusammengestellt wird und die Backend-Funktionalitäten über Konnektoren und vorgefertigte Funktionen hinterlegen werden.

Die Apps sind nicht nur für iOS- und Android-Geräte verfügbar, sondern können auch problemlos über eine Webapp im Browser beziehungsweise in SharePoint Online eingebettet oder über Microsoft Teams aufgerufen werden.

Wie funktionieren die Apps?

Die App bezieht ihre Daten aus der Datenbank des ERP-Systems (Microsoft Dynamics 365 Business Central), welche durch ein Datagateway und den SQL-Konnektor von Power Apps angesprochen wird.

Hier werden beispielsweise Daten zum Mitarbeiter, zum Urlaubs- und zum Arbeitszeitkonto aus Views abgerufen. So haben die Mitarbeiter auch mobil die Möglichkeit, ihre persönlichen Daten abzurufen und in einer Übersicht einzusehen. Gleiches gilt für Manager in Bezug auf das Ihnen zugeordnete Team beziehungsweise für die Geschäftsführung und den Personalbereich hinsichtlich aller Mitarbeiter.

Effizientes und erfolgreiches Beispiel mit Distanz

In Zeiten des Social Distancing scheinen Power Apps die perfekte Lösung, um Krankenmeldungen digital und automatisiert zu bearbeiten.

Ist die entsprechende App erst einmal programmiert, können sich Mitarbeiter direkt via Smartphone krankmelden. Es reicht aus, die Krankmeldung über die zentrale App abzusetzen und zusätzlich benötigte Schritte wie der Versand von Informations-E-Mails an alle relevanten Personen und die Erstellung eines Kalendereintrags entfallen. Ebenfalls vorstellbar ist eine Abwesenheitsnotiz mit den richtigen, automatischen Abwesenheitszeiten

Die Daten für die Krankmeldung werden in einer sogenannten Form in der Power App eingepflegt; die Standardwerte (eingeloggter Mitarbeiter, Start- und Enddatum) sind bereits vorbelegt.

Der Mitarbeiter muss also gegebenenfalls nur das Enddatum anpassen, den Grund für sein Fehlen (eigene Krankheit oder Krankheit des zu betreuenden Kindes) auswählen und den Vertreter eintragen.

Außerdem kann ausgewählt werden, ob das gesamte Team benachrichtigt werden soll und ob man ein ärztliches Attest einreichen möchte. Wenn die Dauer der Krankmeldung mehr als zwei Tage beträgt, ist die Einreichung eines Attests ohnehin verpflichtend.

Dieses kann problemlos fotografiert und mit der Krankmeldung erfasst werden. Sollte der Mitarbeiter noch kein ärztliches Attest haben, kann er dieses auch später an die Personalabteilung senden und den Schritt in der Power App einfach überspringen.

Nach dem Klick auf den „Krank melden“-Button, wird ein Power Automate Flow ausgelöst.

Dieser verschickt E-Mails an die Personalabteilung, die Geschäftsführung, die Büroorganisation, den Bereichsleiter und den Vertreter. Angehängte Atteste werden nur an die Personalabteilung verschickt und gemäß der vorherigen Auswahl wird das Team per Microsoft Teams oder per Outlook benachrichtigt.

Außerdem wird der Zeitraum des Fehlens samt Hinweis für den Vertreter im Kalender des Mitarbeiters eingetragen. Für den Prozess in Power Automate werden die Konnektoren für Power Apps, Outlook, Teams und SharePoint benötigt.

Volle Power für Ihr Unternehmen?

Ganz einfach mit Power BI, Microsoft Power Automate und Power BI.

Klingt gut, oder? Sie möchten Ihre Prozesse auch gerne mit Power Apps digitalisieren und vereinfachen? Wir helfen Ihnen bei der Erstellung der Apps und haben sogar noch ein Anregungen für weitere Apps.

Wie wär’s mit

• Einem digitalisierten Krankmeldungs- oder Urlaubsantragsprozess?
• Einem vereinfachten Prozess der Bestell- / Bedarfsanforderungen?
• Einem Kalkulator, um die Rentabilität von Kunden oder interne Kosten zu berechnen?
• Oder Sie möchten Lücken in der Prozessunterstützung anderer Systeme schließen?

Wenn Sie lieber selbst etwas über Power Apps lernen möchten, um diese intern selbstständig entwickeln zu lassen, stehen wir Ihnen gerne mit einem umfangreichen Trainingsangebot zur Seite.

Weitere Informationen zur Power Platform finden Sie auf unserer Homepage.

Sprechen Sie uns gerne an! Wir beraten Sie praxisnah und unterstützen Sie gerne in Ihrem Vorhaben.