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Homeoffice: pandemische Innovation oder Improvisation?

Corona hat den Alltag vieler Arbeitgeber und -nehmer bestimmt und vielen Unternehmen Improvisationstalent abverlangt bei der Einführung/Einrichtung des Homeoffice. Um die Auflagen zu befolgen und die Mitarbeiter zu schützen, wurde in Nacht- und Nebelaktionen schnellstmöglich alles eingerichtet – doch meistens blieb sowohl Datenschutz als auch -sicherheit dabei auf der Strecke. 

Es ist v.a. unter Büroangestellten ein offenes Geheimnis, dass sich diese Form der Arbeitsform auch nach der Krise durchsetzen oder zumindest einen höheren Stellenwert einnehmen wird.

„Wer ist denn das?“ – ein Horror für alle Datenschutzbeauftragten

Allerdings haben viele Arbeitnehmer kein separates Arbeitszimmer in ihren eigenen 4 Wänden, sodass sie ihrer Arbeit teilweise im Schlafzimmer, in der Küche oder am Wohnzimmertisch nachgehen. Ein Umstand, durch den ein Fremdzugriff auf datenschutzrelevante Informationen nicht ausgeschlossen werden kann – seien es die Handwerker, die einmal kurz über die Schulter gucken, Bekannte, die (jetzt nach den Lockerungen) spontan auf einen Kaffee vorbeikommen oder auch Familienangehörige.

Eines steht fest: der Datenschutz besteht weiterhin; egal ob im Büro, zu Hause oder unterwegs gearbeitet wird. Daher gelten grade in den letzteren Fällen höchste Ansprüche an den Umgang mit sensiblen Daten. Doch meistens fehlt es genau hier an ausreichenden Vorgaben seitens der Unternehmen.

Jedem ist bewusst, dass jene Hauruckaktionen, die Covid-19 provoziert hat, dem ebenso wenig gerecht geworden sind. Viele Firmen hatten die Vorstellung, ihre Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken und sie dort einfach so wie bisher im Büro weiterarbeiten zu lassen. Den meisten ist nicht klar, dass die Unterlagen, die sie dort auf dem Küchentisch liegen haben, nun jedem in dieser Wohnung zugänglich sind. Ein Grund dafür könnte sein, dass viele interne Prozesse bislang nur für die Arbeit im Büro ausgelegt wurden. Denn grade in Deutschland ist der prozentuale Anteil manueller Arbeiten (Rechnungen bearbeiten, Angebote schreiben, etc.) immer noch überraschend hoch.

Handy statt Scanner im Homeoffice

Ein weiteres Problem besteht in der Ausstattung der Homeoffices. Da nicht jedem die passenden Apparaturen zur Verfügung stehen, wie sie auf der Arbeit vorhanden sind, werden Unterlagen beispielsweise schnell mit dem Handy abfotografiert und sich selbst bzw. den Kollegen geschickt. Eine Vorgehensweise, bei der sich den Experten die Fußnägel kräuseln.

Homeoffice: Ob langfristig oder nur vorübergehend – Maßnahmen müssen her

Es gilt also, schnellstmöglich Maßnahmen einzuleiten, damit die Mitarbeiter jetzt und zukünftig von zu Hause arbeiten können – und zwar datenschutzkonform und sicher.

Dazu zählen klare Richtlinien und ein hohes Maß an Sensibilisierung. Wollen Sie das Homeoffice als alternatives Arbeitsmodell beibehalten und fest in Ihr Unternehmen etablieren, dann muss auch die entsprechende Infrastruktur geschaffen werden. Durch die Digitalisierung werden sich zusehends immer mehr Unternehmen vom physischen Büroraum trennen und auf den digital Workplace in den Arbeitnehmerwohnungen setzen. Denn die Mitarbeiter haben in dieser Krisenzeit die Vorteile des Homeoffice über einen längeren Zeitraum selbst erlebt und sich daran gewöhnt, was in Zukunft allgemein vermutlich für weniger Bürofläche sorgen wird. Das dadurch eingesparte Geld sollte aber in die Infrastruktur der Mitarbeiter zuhause fließen: angemessene Bildschirme, Laptops, Schutzfolien Speichermedien, usw.

Zudem muss klar definiert sein, welche Tools genutzt werden dürfen, wie Daten-Sharing funktioniert und wie sensible Inhalte und Daten verschlüsselt werden. Auch Schulungen für das Verhalten im Homeoffice scheinen empfehlenswert, denn ein sauberer Arbeitsplatz gilt auch daheim; soll heißen: alle Papiere sind am Ende des Tages von den Schreibtischen zu entfernen. Ähnliches gilt für Telefonate, die allein im Raum durchgeführt werden sollten.

Cloud – langfristig gesehen der einzige Weg

Der Weg zu Wettbewerbsvorteilen für Ihr Unternehmen führt langfristig gesehen nur über die Cloud. Indem erfolgreiche IT-Infrastrukturen und -anwendungen durch verschiedene Phasen der Cloud-Migration effizienter, kostengünstiger und sicherer gemacht werden, sind Ihre Mitarbeiter, Daten und Prozesse auf neue Weise unkompliziert, mobil und flexibel jederzeit verbunden. Bringen Sie Geschäft und IT zusammen und profitieren Sie von der Optimierung wertschöpfender Prozesse, um neue Werte für Ihre Kunden zu schaffen.

Arbeiten Sie auf den deutschen Cloudservern von Microsoft und nutzen Sie cloudbasierte Lösungen, die einen virtuellen Zugang von überall aus ermöglichen: zu Hause, im Büro, unterwegs oder auf Reisen – Sie bleiben mobil und flexibel. Selbstverständlich besteht auch weiterhin die Möglichkeit, auf Ihren eigenen Servern zu arbeiten – Sie haben die Wahl.