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Digital Days – Digitalisierung im Unternehmen

Dia Log und Ugur Özkeser von der Firma CONNAMIX befinden sich in einem Teams Konferenz-Call. Frau Log informiert sich über den Einstieg in die Digitalisierung ihres Unternehmens, der so einfach wie möglich gestaltet werden soll.  

Denn wie heißt es so schön? Der erste Schritt ist der wichtigste – und der will gut verstanden werden.  

Mittels Bildschirmübertragung ist es Herrn Özkeser in der Teams-Anwendung möglich, seine Antworten auf alle aufkommenden Fragen grafisch zu untermauern, da Bilder bekanntlich mehr sagen, als tausend Worte es vermögen. 

Würde man das Gespräch der beiden mitschreiben, sähe der Verlauf mehr oder weniger so aus: 

Digitalisierung eines Unternehmens 

CONNAMIX 

Hallo Frau Log, vielen Dank, dass Sie sich die Zeit nehmen wollen, um Ihr Geschäft auf die nächste Stufe zu bringen und somit der Krise zu trotzen. Es geht um die Digitalisierung Ihres Handels, richtig? 

Dia Log  

Hallo. Ja, richtig. Da redet man die ganze Zeit davon, dass man umsteigen will, mit der Zeit mitgehen will und dass man sich die Schritte gut überlegen will – aber letztendlich hat es immer an mehreren Faktoren gemangelt …. Die Krise hat uns praktisch über Nacht getroffen und zwingt uns nun, die lang aufgeschobene Modernisierung nun endlich durchzuführen.  

CONNAMIX 

Das tut mir sehr leid; so ging es wahrscheinlich unzähligen Betrieben. Aber es ist nie zu spät; aus Fehlern lernt man und wir stehen Ihnen mit unserer Kompetenz und Erfahrung vom ersten Schritt an zur Seite, sodass Sie nicht allein sind. Der erste Schlag ging auf die 12, die erste Schlacht mag verloren sein – aber noch lange nicht der Krieg. Gemeinsam können wir Ihr Unternehmen für die Zukunft schützen.  

Dia Log  

Danke, dass klingt sehr aufmunternd. Ich habe schließlich Mitarbeiter und die wiederum haben Familie… Ich habe eine Verantwortung und möchte meine Trödelei wieder wett machen. Home-Office ist schließlich nicht für jede Abteilung gemacht und daher keine Lösung… 

Wie müssen wir denn nun vorgehen? Was ist der erste Schritt? Kann ich von zu Hause aus irgendetwas machen? 

CONNAMIX 

Den ersten Schritt haben Sie bereits getan, indem Sie auf uns zugekommen sind und sich für die Digitalisierung entschieden haben.  

Zudem kann ich Sie beruhigen. Indem Sie daheim bereits vollen Zugang zu Ihrem Arbeitsplatz im Büro haben, ist der Anfang bereits gemacht. Sie arbeiten in Ihrem digital Workplace – eine digitale Repräsentation Ihrer ganzen Dokumente, Akten, Ordner etc., die sich just in diesem Moment in Ihrem Unternehmensgebäude befinden.  

Dia Log  

Wenn man es so betrachtet, haben Sie Recht…  

CONNAMIX 

Sie haben sich für Microsoft entscheiden, was schon einmal eine super Grundlage darstellt. Mit den bekannten Office-Anwendungen können Sie ortsübergreifend bzw. -unabhängig an Ihren Projekten und Aufgaben arbeiten, auf Dokumente zugreifen, die Ihnen Mitarbeiter und Kollegen zur Verfügung stellen und – sowie wie es in diesem Moment auch tun – mit ihnen kommunizieren.  

Wenn Sie diese Mobilität und Flexibilität nun auch für Ihre Unternehmensprozesse haben möchten, können Sie ein Microsoft ERP-System bzw. die CRM-Lösung auch online, sprich auf der Microsoft Cloud, nutzen. Sie arbeiten auf deutschen Cloudservern von Microsoft und nutzen cloudbasierte Lösungen, die einen virtuellen Zugang von überall aus ermöglichen: zu Hause, im Büro, unterwegs oder auf Reisen – Sie bleiben mobil und flexibel. Selbstverständlich steht Ihnen auch frei, weiterhin auf Ihren eigenen Servern zu arbeiten. Die Wahl liegt bei Ihnen.- 

Dia Log  

Das klingt interessant. Sie werden verstehen, dass nach diesem Schlag durch Corona bei uns alles auf die größtmögliche Flexibilität hinarbeitet. Aus diesem Grund denke ich tatsächlich, dass eine Online-Lösung optimal wäre.  

CONNAMIX 

Da kann ich nur zustimmen. Damit hätte sich die Frage auch geklärt.  

Mittels ERP-System können Sie Ihre Planung zentralisieren: sowohl organisatorisch als auch Ihre Ressourcen betreffend. Sie können interne Geschäftsaktivitäten sowie betriebliche Daten effizient akkumulieren und bearbeiten. Vor allem aber haben Sie einen Überblick über Ihre Finanzen, die Lieferkette und auch die Fertigung. Microsoft Dynamics 365 Business Central ist daher ideal für Sie und Ihre Anforderungen.  

Dia Log  

Gibt es nichts, dass speziell für den Handel geeignet ist? Ich meine, eine allgemeine Lösung kann doch nicht für alle Branchen passen… 

CONNAMIX 

Eine gute Frage, sehr gut. Ergänzend kann Microsoft Dynamics 365 for Sales in Ihrem Unternehmen verwendet werden. Dabei handelt es sich um ein CRM-System, durch das alle Bereiche, die mit dem Kunden in Kontakt stehen, werden miteinander verknüpft; bereichsübergreifende Informationen stehen zur Verfügung und werden ganzheitlich abgebildet. Ihre Mitarbeiter arbeiten einfach effizienter.  

Dia Log  

Sehr verlockend. Ich habe auf Ihrer Webseite erfahren, dass Sie auch im Umgang mit künstlicher Intelligenz sehr versiert sind. Kann man dieses Wissen da nicht mit einfließen lassen? 

CONNAMIX 

Mein Team hat sich mit der Webseite sehr viel Mühe gegeben und eigens für die KI eine eigene Rubrik eröffnet. Sie werden sicherlich gesehen haben, dass Microsoft spezielle KI-Ergänzungen für unterschiedliche Branchen anbietet. Die passende Anwendung zusammen mit unserem Knowhow – und Sie spielen ganz vorne mit, Frau Log.  

Dia Log  

Ganz genau das, was wir anpeilen. Doch vorerst gilt es, die Digitalisierung zu initialisieren. Sie verstehen: ich habe lange gezögert, diesen Schritt zu gehen – unter anderem aus dem Grund, dass digital bzw. online immer ein gewisses Risiko bürgt. Da ich nun weiß, dass der Server in Deutschland steht, ist mir schon wohler. Doch mit welchen Risiken bzw. Problemen ist denn noch zu rechnen? 

CONNAMIX 

Das größte Problem, das man in im Zusammenhang mit der Digitalisierung finden könnte, sind die Menschen, die davon betroffen sind. Wir alle, Sie, ich, Ihre Mitarbeiter und mein Team – wir alle müssen an einem Strang ziehen. Es gilt also, Ihrer Belegschaft zu verdeutlichen, dass es sich hierbei um nichts Schlechtes handelt, sondern um eine Gelegenheit für mehr Effizienz. Digitalisierung bedeutet nicht, dass Sie von heute auf morgen auf keinen Ihrer Mitarbeiter mehr angewiesen sind. Das gilt es den Mitarbeitern zu verdeutlichen –DAS könnte das größte Problem sein. 

Dia Log  

Meine Belegschaft ist offen und freut sich, so schnell wie möglich wieder arbeiten zu dürfen. Wir sind wie eine Familie. Daher ziehen wir alle an einem Strang.  

CONNAMIX 

Weitere Problematiken könnten auftreten, falls Sie aktuell mit einzelnen Insellösungen arbeiten. Zudem können auch einzelne Programmierungen in Ihrem Alt-System eine Hürde darstellen. Aber man wächst mit seinen Aufgaben. Mein Team ist kompetent und würde in diesem Fall auch dafür eine Lösung finden; gleiches gilt natürlich auch für Ihre bestehende Infrastruktur.  

Dia Log  

Herr Özkeser, vielen Dank; aber ich muss gestehen, dass ich grob geschätzt nur die Hälfte Ihrer Beispiele nachvollziehen kann. In einem nächsten Termin würde ich gerne unseren IT-Leiter dazu holen.  

CONNAMIX 

Sehr gerne.  

Dia Log  

Nun aber eine Frage, die mich tatsächlich am meisten beschäftigt. Da wir uns in einer Krisenzeit befinden und wir uns gerade über Wasser halten können, schwebt mir ein Wechsel bzw. Umstieg in die Digitalisierung so schnell wie möglich vor.  In welchem Zeitraum, realistisch betrachtet, wäre eine Umsetzung machbar? 

CONNAMIX 

Das kann man so salopp nicht genau definieren, denn dabei spielen verschiedene Faktoren eine Rolle. Es gilt alle Prozesse aufzunehmen und diese dann anschließend umzuwandeln; das bedarf seiner Zeit. In Kleinunternehmen wie Sie eines haben …. Durchschnittlich 3 Monate. Es handelt sich schließlich um einen Neueinstieg und nicht einfach nur um ein Upgrade. 

Dia Log  

Ein Preis, den man bezahlen muss, wenn man bisher gezögert hat… Ich bin wohl selbst schuld… 

Wie würden die Systeme denn aussehen? Wir haben auch ältere Personen im Unternehmen, die ebenfalls damit zurechtkommen müssen. Meine Mitarbeiter sind auch manchmal außerhalb tätig, gäbe es dafür evtl. auch eine Möglichkeit? Wenn die sich alles Besprochene merken müssen, bis sie wieder in der Firma ankommen, bleibt am Ende nur noch die Hälfte übrig …  

CONNAMIX 

System überladen oder falsch gefiltert 😉 

Scherz bei Seite; auch dafür gibt es eine Möglichkeit – und zwar die Power Apps von Microsoft. Ganz einfach auf mobilen Endgeräten wie Smartphone oder Tablet zu installieren und gleich normalen Apps zu verwenden. Damit kommen ganz sicher auch die älteren Semester klar.  

Dia Log  

Hahaha… wenn Sie das sagen, will ich Ihnen glauben.  

Ich habe das Gefühl, mit Ihnen gelingt der Schritt in die Digitalisierung.  

CONNAMIX 

Selbstverständlich.  

Darf Ich noch einmal für Sie zusammenfassen: Wir haben Microsoft Dynamics 365 Business Central als ERP-System mit zusätzlichem Einsatz einer CRM-LösungMicrosoft Dynamics 365 for Sales. Dazu gehören auch die branchenspezifischen KI-Technologien für Sie, die Ihren Mitarbeitern bei der Kundenbetreuung optimal helfen und Sie effizient unterstützen. Zudem werden wir Ihnen auch bei der Umsetzung der Microsoft Power Apps helfen. Außerdem werden wir Ihnen passgenaue Individualisierungen in Form von unseren Erweiterungen für Ihren Betrieb vorstellen. Anschließend übernehmen wir die komplette Implementierung des für Sie perfekten ERP-Systems. Und natürlich stehen wir während der gesamten Zeit für Fragen jeglicher Art zur Verfügung.  

Dia Log  

Vielen Dank Herr Özkeser; ich würde mich freuen, wenn sie mir das Besprochene zusätzlich kurz in einer Email zusammenfassen könnten. Ich bedanke mich für Ihre Zeit und die ausführliche Schilderung. Bis zum nächsten Mal.  

CONNAMIX 

Gerne, gerne. Gemeinsam mit uns gelingt Ihnen der erfolgreiche Schritt in die Digitalisierung.  

Form

Wurden alle Fragen beantwortetWird Mama Dia Log den Schritt endgültig wagen? Was meint Herr Tal dazu? Und warum steht die Oma in der Küche und redet mit dem Herd? 

Nächste Woche gibt es die Antworten.